O que é o Fator R do Simples Nacional?

O Fator R é a razão entre a folha de salários, incluídos encargos, dos 12 meses anteriores ao período de apuração e a receita bruta dos mesmos 12 meses. Quando esse percentual é igual ou superior a 28%, as atividades de serviço listadas no art. 18, § 5º-I da Lei Complementar nº 123/2006 são tributadas pelo Anexo III. Quando é inferior a 28%, são tributadas pelo Anexo V.

O que entra na folha de salários para calcular o Fator R?

Entram as remunerações pagas a pessoas físicas pelo trabalho, incluídas as retiradas de pró-labore dos sócios e o 13º salário, acrescidas do montante efetivamente recolhido de Contribuição Patronal Previdenciária e de FGTS. Não entram os valores pagos a título de aluguel nem a distribuição de lucros aos sócios. Pagamentos a pessoas jurídicas contratadas também não compõem a folha.

O Fator R é calculado uma vez por ano?

Não. O Fator R é apurado mês a mês, sempre olhando para a janela dos 12 meses anteriores ao período de apuração. Isso significa que uma mesma empresa pode ser tributada pelo Anexo III em um mês e pelo Anexo V no mês seguinte, se a relação entre folha e faturamento mudar.

Vale a pena aumentar o pró-labore para atingir os 28%?

Depende da conta. Aumentar o pró-labore eleva a folha, mas também gera INSS do sócio e, dependendo do valor, Imposto de Renda na fonte. O aumento só compensa quando a redução do DAS pela mudança de anexo supera o custo adicional dessas retiradas. É uma comparação que precisa ser feita com os números reais da empresa, e não por regra de bolso.

Descobri que paguei pelo Anexo V tendo direito ao Anexo III. Dá para recuperar?

Em regra sim, dentro do prazo de cinco anos. O caminho é retificar as declarações do PGDAS-D dos meses em que o enquadramento foi indevido e, havendo pagamento a maior, pedir a restituição ou a compensação do valor perante a Receita Federal. Cada mês precisa ser recalculado individualmente, porque o Fator R é apurado por competência.

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Simples Nacional · 9 min de leitura

Fator R na prática: como o peso da folha decide o seu anexo

Duas empresas de serviço, mesmo faturamento, mesma atividade, mesmo município. Uma paga imposto a partir de 6% e a outra a partir de 15,5%. A diferença não está no que elas vendem: está em quanto elas pagam de folha. Esse é o Fator R, e ele é conferido todo mês.

Marcos ZaccaroContador · CRC SP-341095/O-5 · Connecta Contabilidade & Consultoria · São Carlos/SP
Publicado em 7 de agosto de 2026

A resposta curta: divida tudo o que a sua empresa pagou de folha nos últimos 12 meses — salários, pró-labore, 13º, INSS patronal e FGTS — pelo faturamento dos mesmos 12 meses. Se der 28% ou mais, a sua atividade de serviço é tributada pelo Anexo III. Se der menos, vai para o Anexo V. E essa conta se refaz a cada mês.

O que o Fator R é, sem enfeite

O Simples Nacional divide as atividades em anexos, e cada anexo tem a sua tabela de alíquotas. Para uma parte das atividades de serviço, a lei não fixa o anexo de antemão. Ela diz: depende de quanto essa empresa emprega.

O raciocínio por trás disso é simples. Empresa com folha pesada já recolhe muito INSS pela via da folha; empresa com folha leve, não. Então a lei desloca quem emprega mais para uma tabela mais leve, e quem emprega menos para uma tabela mais pesada.

Está no art. 18, § 5º-J da Lei Complementar nº 123/2006: as atividades ali listadas "serão tributadas na forma do Anexo III desta Lei Complementar caso a razão entre a folha de salários e a receita bruta da pessoa jurídica seja igual ou superior a 28%". O § 5º-M diz o contrário na mesma medida: abaixo de 28%, Anexo V.

A diferença entre as duas tabelas é grande. O Anexo III começa em 6% e o Anexo V começa em 15,5%, ambos com seis faixas que sobem conforme o faturamento acumulado. Não é um ajuste fino: é o dobro e pouco de alíquota na primeira faixa.

28%de folha sobre o faturamento é o divisor

6%onde começa o Anexo III, a tabela barata

15,5%onde começa o Anexo V, a tabela cara

Quem precisa olhar isso

O Fator R não vale para todo mundo. Ele decide o anexo das atividades listadas no § 5º-I do art. 18 — em geral, serviços intelectuais e técnicos. Entre as mais comuns:

medicina, enfermagem, odontologia e prótese dentária;
fisioterapia, psicologia, terapia ocupacional, fonoaudiologia e nutrição;
engenharia, agronomia, geologia, topografia e cartografia;
arquitetura e urbanismo;
publicidade, propaganda e design;
desenvolvimento de software e demais serviços de tecnologia da informação;
medicina veterinária;
corretagem de seguros;
despachantes, tradução e interpretação.

A lista completa está na própria lei e tem mais itens. Se a sua atividade está em qualquer lugar perto dessa vizinhança, confira: o CNAE não decide sozinho. Ele diz que a sua empresa está no grupo do Fator R; quem decide o anexo é a folha.

O que entra na conta de folha — e o que não entra

É aqui que a maior parte dos erros acontece, porque "folha" no sentido do Fator R é mais larga do que a folha do departamento pessoal.

Entra na folha	Não entra
Salários dos empregados	Distribuição de lucros aos sócios
Pró-labore dos sócios	Aluguéis pagos
13º salário	Pagamentos a pessoas jurídicas contratadas
INSS patronal (CPP) efetivamente recolhido	Bolsa de estagiário
FGTS efetivamente recolhido	Pagamentos a sócio sem folha formalizada

Repare em duas palavras da lei: efetivamente recolhido. Encargo lançado mas não pago não compõe a folha do Fator R. Empresa com guia de FGTS ou INSS em atraso perde base de cálculo justamente onde ela faria diferença.

O erro clássico: o sócio tira dinheiro da empresa como distribuição de lucros porque isso não tem imposto na pessoa física, e deixa o pró-labore no mínimo. Faz todo sentido olhando só a retirada — e derruba o Fator R, porque lucro distribuído não conta. A economia de um lado paga a mais do outro, e ninguém percebe porque as duas contas nunca são feitas juntas.

Como calcular, passo a passo

Pegue o mês que você quer apurar. Digamos, agosto. A janela é dos 12 meses anteriores ao período de apuração — de agosto do ano passado a julho deste ano.

Some a receita bruta desses 12 meses. É o mesmo acumulado que já se usa para achar a faixa da tabela.
Some a folha dos mesmos 12 meses, na definição larga do quadro acima: salários + pró-labore + 13º + CPP recolhida + FGTS recolhido.
Divida a folha pela receita e multiplique por 100.
Compare com 28%. Igual ou acima, Anexo III. Abaixo, Anexo V.

Um exemplo redondo, para ficar concreto: empresa de engenharia que faturou R$ 600.000 nos últimos 12 meses e pagou R$ 150.000 de folha no total, já com pró-labore e encargos. A conta é 150.000 ÷ 600.000 = 25%. Falta pouco, mas falta: essa empresa é tributada pelo Anexo V. Bastariam R$ 18.000 a mais de folha no período — R$ 1.500 por mês — para virar a chave.

Só que a decisão não é automática a partir daí. R$ 1.500 a mais de pró-labore por mês custam INSS do sócio e, dependendo do valor total, Imposto de Renda na fonte. A pergunta certa não é "como chego aos 28%", é "chegar aos 28% custa menos do que ficar no Anexo V?" Às vezes custa muito menos. Às vezes não compensa. Só o número da empresa responde.

Três detalhes que quase ninguém confere

1. É mês a mês, não uma vez por ano

Essa é a que mais surpreende dono de empresa. O Fator R não é um enquadramento que se define em janeiro e vale o ano todo. Ele é recalculado a cada apuração, sempre com a janela móvel dos 12 meses anteriores.

Consequência prática: um mês de faturamento muito alto empurra o denominador para cima e pode derrubar o Fator R abaixo dos 28% sem que nada tenha mudado na folha. É comum em empresa com sazonalidade ou com projetos grandes concentrados. Quem só olha o índice uma vez por ano descobre tarde.

2. Empresa nova tem regra própria

Nos primeiros meses não existem 12 meses de histórico para dividir. A Resolução CGSN nº 140/2018 resolve isso com proporcionalização: nos primeiros meses de atividade, tanto a receita quanto a folha são anualizadas segundo os critérios da própria resolução, em vez de somadas pelo acumulado real.

Isso importa muito na abertura. Uma empresa de serviços que começa com pró-labore bem dimensionado já pode nascer no Anexo III, em vez de passar o primeiro ano no Anexo V esperando o histórico se formar.

3. Alíquota da tabela não é alíquota que você paga

Quando se diz que o Anexo III "começa em 6%", esse é o número nominal da primeira faixa. Da segunda faixa em diante, o cálculo do Simples usa uma parcela a deduzir, e a alíquota efetiva — a que de fato incide sobre o seu faturamento — fica abaixo da nominal.

Por que isso muda a conversa: comparar Anexo III e Anexo V pelos números da capa da tabela distorce a diferença real, para mais ou para menos, dependendo da faixa em que a empresa está. A comparação que vale é feita com a alíquota efetiva de cada anexo, na faixa real do seu faturamento acumulado.

O que a gente encontra quando vai olhar

Quando revisamos a nossa carteira cruzando o anexo declarado no PGDAS-D com a folha efetivamente paga, o achado se repetiu: empresas recolhendo pelo Anexo V que já tinham folha suficiente para o Anexo III. Não por má-fé de ninguém — por rotina. O anexo foi definido na abertura, a folha cresceu depois, e o índice nunca foi recalculado.

Vale o inverso também, e esse é mais desconfortável: empresa apurando pelo Anexo III com Fator R que caiu abaixo de 28% em alguns meses. Aí não é dinheiro a recuperar, é diferença a pagar — e quanto mais tarde aparecer, mais juros e multa vêm junto.

Nos dois casos, o que resolve é a mesma rotina simples: recalcular o índice todo mês, antes de gerar a guia. É verificação de dois minutos que quase nunca é feita.

Pagou a mais nos anos anteriores? Em regra dá para corrigir dentro do prazo de cinco anos: retifica-se o PGDAS-D dos meses com enquadramento indevido e pede-se a restituição ou a compensação do que foi pago a maior. Cada competência precisa ser recalculada separadamente, porque o Fator R muda de um mês para o outro.

Folha igual ou maior que 28% do faturamento leva ao Anexo III. Abaixo disso, Anexo V.

Em resumo

O Fator R é folha dos últimos 12 meses dividida por receita dos últimos 12 meses.
Chegou a 28%: Anexo III, que começa em 6%. Ficou abaixo: Anexo V, que começa em 15,5%.
Folha aqui inclui pró-labore, 13º, CPP e FGTS efetivamente recolhidos. Não inclui lucro distribuído nem aluguel.
O cálculo é mensal, com janela móvel. Faturamento alto num mês pode derrubar o índice.
Forçar os 28% só vale quando o custo do pró-labore extra fica abaixo da economia no DAS.

Quer saber qual é o Fator R da sua empresa hoje?

A gente calcula o índice dos seus últimos 12 meses, confere se o anexo declarado está certo em cada competência e, se houver diferença, mostra o que dá para corrigir. Sem jargão e sem compromisso.

Falar com um especialista

Fontes e base legal: Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, art. 18, § 5º-I (atividades), § 5º-J (Anexo III a partir de 28%), § 5º-K (composição da folha de salários, incluídos encargos), § 5º-M (Anexo V abaixo de 28%) e § 24 (janela dos 12 meses anteriores ao período de apuração); Anexos III e V da mesma Lei Complementar; e Resolução CGSN nº 140, de 22 de maio de 2018, art. 26, que detalha o cálculo do Fator R e a proporcionalização para empresas com menos de 13 meses de atividade.

Este artigo tem caráter informativo e não substitui a análise individual da sua empresa. Publicado em 07/08/2026.