ISS em São Carlos: quando há retenção e quem recolhe

Contratar um serviço parece simples: chega a nota, você paga e pronto. Só que, em São Carlos, existe uma lista de serviços em que quem paga é obrigado a segurar o ISS e recolher no lugar do prestador, e essa lista municipal é maior do que a da lei federal. Quem não conhece a diferença corre o risco de pagar duas vezes.

Marcos ZaccaroContador · CRC SP-341095/O-5 · Connecta Contabilidade & Consultoria · São Carlos/SP
Publicado em 30 de outubro de 2026

Primeiro: de quem é o ISS?

O ISS é o imposto que o município cobra sobre a prestação de serviço. Quem define as regras gerais é uma lei federal, a Lei Complementar nº 116/2003, e cada prefeitura escreve a sua lei municipal dentro daquele desenho.

A regra geral do artigo 3º dessa lei é direta: o serviço se considera prestado, e o imposto devido, no local do estabelecimento do prestador. Se a sua empresa fica em São Carlos e você atende um cliente de Ribeirão Preto, o ISS costuma ficar em São Carlos.

O "costuma" é importante. O mesmo artigo 3º traz uma lista de exceções em que o imposto é devido onde o serviço acontece, e não onde fica o escritório do prestador.

As exceções: quando o imposto muda de cidade

Nessas hipóteses da lei federal, o município do serviço é que arrecada, mesmo que o prestador venha de fora. As mais comuns no dia a dia de uma empresa:

• Obra de construção civil, reforma e conservação de edifícios: o ISS é do município da obra.
• Limpeza, manutenção e conservação de imóveis, jardins e áreas.
• Vigilância, segurança e monitoramento: o ISS é do local do bem ou do domicílio de quem é vigiado.
• Cessão de mão de obra (fornecimento de trabalhadores, inclusive temporários): o ISS é do estabelecimento de quem toma a mão de obra.
• Guarda e estacionamento de veículos, e armazenamento e depósito de bens.
• Diversão, lazer e entretenimento: onde o evento acontece.

Repare no padrão: são serviços que deixam rastro físico em algum lugar. A lei foi atrás desse lugar. Fora dessas hipóteses, vale a regra geral do estabelecimento do prestador.

Retenção: São Carlos vai além da lista federal

Uma coisa é saber de qual município é o imposto. Outra, bem diferente, é saber quem tem a obrigação de recolher. Aqui é onde mora a maioria dos erros.

A lei federal permite que cada município atribua, por lei própria, a responsabilidade pelo imposto a um terceiro ligado ao fato gerador, na prática ao tomador do serviço. E ela já obriga a retenção, em todo o país, num grupo de serviços: obra, demolição, reforma, coleta de lixo, limpeza e conservação, tratamento de efluentes, florestamento, escoramento, acompanhamento de obra, vigilância, cessão de mão de obra e organização de feiras e congressos.

São Carlos usou essa autorização e foi mais longe. A Lei Municipal nº 12.926/2001, com a lista reescrita pela Lei nº 13.263/2003 e atualizada pela Lei nº 18.270/2017, submete ao regime de responsabilidade, quando o imposto é devido ao Município, uma lista bem mais ampla, que abrange também serviços administrativos e de tecnologia:

A lista que vale para você é a do seu município, e a de São Carlos é maior que a da lei federal.

O detalhe "quando devido ao Município"

Desde 2017, a lei municipal diz expressamente que a retenção vale quando o ISS é devido a São Carlos. Na prática, para serviços que seguem a regra geral, como informática e consultoria, isso acontece quando o prestador está estabelecido em São Carlos. Se você contrata uma consultoria estabelecida em outra cidade, o imposto, em regra, é daquela cidade, e é a legislação de lá que diz se há retenção. Já nas exceções do artigo 3º, como obra e mão de obra, o imposto pode ser de São Carlos mesmo com prestador de fora.

Empresas designadas como substitutas

A mesma Lei nº 18.270/2017 criou outra figura: pessoas jurídicas estabelecidas no Município, relacionadas em regulamento pela Prefeitura, passam a reter o ISS de qualquer serviço da lista que contratarem, e não só dos itens acima, sempre que o imposto for devido a São Carlos. Se a sua empresa recebeu esse enquadramento, a regra dela é mais ampla do que a deste artigo.

Quem paga se ninguém reteve

Essa é a parte que costuma assustar, e com razão. A lei municipal diz que a responsabilidade pelo recolhimento é do contratante dos serviços, independentemente de ter efetuado a retenção, e coloca o prestador como corresponsável.

Traduzindo para o caixa: não adianta dizer que você pagou o valor cheio e que o imposto era "do outro". Se a retenção era obrigatória e não foi feita, o município pode cobrar de você.

Há ainda uma regra do Código Tributário municipal na mesma direção (art. 17 da Lei nº 11.438/1997): quem utiliza serviço de empresa ou de profissional autônomo e paga o preço sem exigir a nota fiscal e a comprovação de inscrição no cadastro do município responde pelo imposto daquele serviço. Ou seja, pagar "sem nota" não é economia: é transferir a dívida para si.

O destaque na nota não é detalhe

A lei municipal exige que o percentual e o valor da retenção sejam destacados na nota fiscal de prestação de serviços ou documento equivalente, e prevê multa por omissão, tanto para o tomador quanto para o prestador. É uma multa pequena em valor, mas ela sinaliza algo maior: a nota sem destaque é o primeiro indício, numa fiscalização, de que a retenção não aconteceu.

Vale também para o outro lado do balcão. Se você é prestador e emite a nota sem o destaque, está criando um problema para o seu cliente, e uma discussão sobre quem paga o imposto no meio de uma relação comercial que ia bem.

Desde 1º de janeiro de 2026, os prestadores estabelecidos em São Carlos, inclusive os do Simples Nacional e o MEI, emitem a nota no padrão nacional, a NFS-e Nacional, conforme o Decreto Municipal nº 848/2025. Os dados da nota alimentam a escrituração da Prefeitura, e a retenção precisa estar corretamente informada nela.

Prestador do Simples Nacional: qual alíquota reter

Se o prestador é optante do Simples Nacional, a alíquota não é a da tabela municipal. Pelo art. 21, § 4º, da Lei Complementar nº 123/2006, ela é a alíquota efetiva de ISS a que o prestador esteve sujeito no mês anterior ao da prestação, calculada pela faixa de faturamento dele, e ele deve informar esse percentual no próprio documento fiscal.

• Se a nota chegar sem essa informação, aplica-se a alíquota efetiva de 5%, o teto. Um prestador em faixa inicial, que teria alíquota bem menor, perde caixa por não ter preenchido um campo.
• No mês de início de atividade do prestador, a retenção é de 2%.
• Se o prestador recolhe ISS por valor fixo mensal, não há retenção.

Do lado do prestador, a receita que sofreu retenção é informada como tal na apuração do Simples, para que o ISS não seja pago de novo no DAS. Por isso a conferência importa dos dois lados: reter a menos gera cobrança para o tomador, reter a mais tira dinheiro do prestador.

O prazo em São Carlos

Pelo Decreto Municipal nº 848/2025, ao encerrar a escrituração do mês, o sistema da Prefeitura emite o documento de arrecadação com vencimento no dia 25 do mês seguinte ao do fato gerador, tanto para o prestador quanto para o tomador que reteve o imposto. O pagamento é feito só por DAM emitido pelo sistema eletrônico do município.

O detalhe que pega muita gente é o encerramento: o tomador também precisa conferir e encerrar, todo mês, a escrituração dos serviços tomados, como determina o mesmo decreto. Retenção feita no pagamento, mas não escriturada, vira pendência.

O que conferir antes do próximo pagamento

• Levante os serviços que a sua empresa contrata com recorrência e marque quais estão na lista municipal de responsabilidade tributária.
• Para cada um, verifique se o imposto é devido a São Carlos (prestador da cidade, ou serviço das exceções executado aqui).
• Confira se as notas desses fornecedores trazem o percentual e o valor do ISS retido destacados.
• Para fornecedor do Simples Nacional, confirme se a alíquota efetiva do mês anterior está informada na nota. Se não estiver, a retenção é de 5%.
• Encerre a escrituração de serviços tomados todo mês e programe o pagamento do DAM até o dia 25.
• Se a sua empresa foi designada substituta tributária pela Prefeitura, aplique a regra mais ampla, que vale para todos os serviços da lista.