E-commerce: os erros contábeis que aparecem no primeiro ano

Abrir uma loja virtual ou começar a vender em marketplace é rápido. O que demora é perceber que o valor depositado pela plataforma não mostra a história inteira. Os erros do primeiro ano quase nunca são fraude: são vendas registradas pelo valor errado, imposto pago duas vezes e estoque que ninguém contou. E eles aparecem juntos, no fechamento do ano.

Marcos ZaccaroContador · CRC SP-341095/O-5 · Connecta Contabilidade & Consultoria · São Carlos/SP
Publicado em 30 de outubro de 2026

Erro 1: faturar pelo valor que a plataforma repassa

O marketplace recebe do cliente, desconta comissão, tarifa de frete e, às vezes, a taxa de antecipação, e repassa o restante. A tentação é registrar como faturamento o valor do repasse. É errado.

Pelo art. 3º, § 1º, da Lei Complementar nº 123/2006, a receita bruta é o produto da venda de bens nas operações de conta própria, e só ficam fora as vendas canceladas e os descontos incondicionais. A comissão e as tarifas são despesas da empresa.

O erro inverso também acontece: emitir nota de R$ 145 para "acompanhar o repasse". Aí é a nota que fica errada.

Erro 2: pagar duas vezes o imposto de produto com substituição tributária

Muitos produtos vendidos online, como cosméticos, autopeças, eletrônicos e materiais de construção, costumam ter o ICMS recolhido antes, por substituição tributária, ou PIS e Cofins cobrados de forma concentrada na indústria (a chamada tributação monofásica). A lista exata depende do produto e do estado.

O art. 18, § 4º-A, da LC 123/2006 manda o optante do Simples segregar essas receitas na apuração. Informadas corretamente no PGDAS-D, elas deixam de pagar no DAS a parcela do tributo que já foi recolhida. Quem joga tudo como "revenda de mercadorias" sem separar paga de novo o que já estava pago.

Erro 3: misturar o dinheiro pessoal com o da empresa

O repasse cai no banco da pessoa física, o fornecedor é pago pelo cartão pessoal, a retirada do dono não tem dia nem valor. Isso torna impossível separar o que é da empresa e o que é do sócio.

Além da desorganização, há uma obrigação: a empresa do Simples Nacional precisa manter livro-caixa com a movimentação financeira e bancária (LC 123/2006, art. 26, § 2º). E a retirada do sócio tem forma certa: pró-labore pelo trabalho e lucro distribuído com base no resultado. O artigo Pró-labore: quanto retirar sem pagar imposto a mais mostra como definir o valor.

Erro 4: não controlar o estoque

No e-commerce, o estoque costuma estar espalhado: na sala de casa, no galpão, no centro de distribuição do marketplace. Sem controle, a empresa não sabe o custo do que vendeu e, portanto, não sabe se teve lucro.

O Código Civil obriga a sociedade empresária a manter contabilidade e levantar balanço anual (art. 1.179), e, na sociedade limitada, a elaborar o inventário ao fim de cada exercício (art. 1.065). Na prática: contagem física no fim do ano, conferida com o que o sistema e a plataforma dizem que existe. A diferença entre os três números é a primeira informação útil do ano.

Erro 5: tratar devolução e antecipação como venda e receita comuns

• Devolução e cancelamento reduzem a receita bruta, mas só com o documento fiscal certo (nota de devolução ou cancelamento dentro do prazo). Estorno feito apenas na plataforma, sem documento, deixa a receita declarada maior do que a real.
• Antecipação de recebíveis não é receita nova: é receber antes um valor que já foi faturado. A taxa cobrada é despesa financeira. Somar o valor antecipado ao faturamento infla a receita e o imposto.
• Chargeback e fraude precisam ser registrados como perda, com o documento da plataforma, e não simplesmente "sumir" do controle.

Erro 6: crescer sem olhar o sublimite

Loja virtual que dá certo pode crescer muito rápido. O limite do Simples Nacional é de R$ 4,8 milhões por ano, mas existe um degrau antes: o sublimite de R$ 3,6 milhões para o ICMS e o ISS (LC 123/2006, art. 19, § 4º). Passou dele, a empresa continua no Simples para os tributos federais, mas o ICMS sai do DAS e passa a ser apurado pelas regras normais do estado (o mesmo vale para o ISS, se houver).

Para quem começou como MEI, vale o mesmo raciocínio no limite do microempreendedor: o artigo MEI estourou o limite mostra os prazos. E, se o crescimento é consistente, é hora de reavaliar o regime tributário, como explicamos em Como saber se a sua empresa está no regime tributário certo.

Erro 7: achar que ninguém está vendo

Pelo Convênio ICMS nº 134/2016, as instituições e os intermediadores de pagamento, e também os intermediadores de serviços e de negócios, enviam aos estados informações sobre as transações feitas por meio deles, inclusive com cartões e pagamentos instantâneos. Venda sem nota, ou nota em valor diferente da venda, aparece no cruzamento com o que você declarou.

E a reforma tributária reforça isso. Pelo art. 22 da Lei Complementar nº 214/2025, com a redação da Lei Complementar nº 227/2026, as plataformas digitais passam a responder solidariamente pelo IBS e pela CBS das vendas feitas por seu intermédio quando o fornecedor do país, sendo contribuinte, não emitir documento fiscal eletrônico pelo valor da operação. A CBS passa a ser cobrada em 1º de janeiro de 2027. A consequência prática é previsível: os marketplaces tendem a cobrar dos vendedores nota fiscal correta, pelo valor cheio, em cada venda.

Checklist do primeiro ano

1. Nota fiscal em toda venda, pelo valor cobrado do cliente.
2. Receita bruta pelo valor da venda; comissões, fretes e tarifas como despesas.
3. Cadastro de produtos revisado: NCM, substituição tributária e tributação monofásica.
4. Conta bancária só da empresa e conciliação mensal dos repasses de cada plataforma.
5. Pró-labore definido e retiradas registradas.
6. Controle de estoque por local e inventário no fim do ano.
7. Devoluções com documento fiscal; antecipações como operação financeira.
8. Acompanhamento mensal do faturamento acumulado contra o sublimite.

No e-commerce, o imposto é calculado sobre a venda, não sobre o repasse. Quem organiza isso no primeiro mês chega ao fim do ano sabendo quanto lucrou de verdade.